Auch in Zeiten der Digitalisierung werden Stempel nicht gänzlich aus den Unternehmen verschwinden. Dies wäre auch schade, denn personalisierte Stempel bieten die Möglichkeit der Individualisierung und verbesserten Außenwirkung.
Inhaltsverzeichnis: Das erwartet Sie in diesem Artikel
Personalisierte Stempel: Einsatzbereiche und Vorteile
Es gibt für jede Gelegenheit den passenden Stempel! Gemeint sind damit nicht die Standardversionen, zu denen „Eingegangen am …“ und „Erledigt“ gehören. Vielmehr können personalisierte Stempel dafür eingesetzt werden, eine verbesserte Außenwirkung durch Individualisierung des Unternehmens zu erzielen. Schon mit den Standardtexten können sich Unternehmen von anderen abheben und sorgen dafür, dass Geschäftspartner und Kunden aufmerksam werden. Um das zu erreichen, können Firmen online bei unterschiedlichen Anbietern personalisierte Stempel bestellen und hierbei ihrer Kreativität (fast) freien Lauf lassen.
Stempel für den Privat- und Geschäftsbereich
Um zu zeigen, dass Dokumente bereits bearbeitet wurden, Rechnungen angewiesen oder Angebote an den Kunden gesandt wurden, können der einfachen Kennzeichnung halber Stempel verwendet werden. Diese Firmenstempel sind auch in Zeiten der Digitalisierung üblich und in verschiedenen Ausführungen erhältlich. Ob die klassische Holzvariante oder ein edler Metallstempel gewählt wird, bleibt dabei Geschmackssache. Wichtig ist nur, dass eine flexible Gestaltung bezüglich Material, Form, Design und Größe sowie natürlich bezogen auf den Text auf der Stempelplatte möglich ist. So können Stempel auch mit dem Unternehmensslogan versehen werden, den sie dann bei Benutzung auf jedes gewünschte Dokument setzen. Unternehmen können damit ihre Individualität zeigen, auch wenn es gerade nicht um Marketing und Pressetexte geht, in denen ihre Einzigartigkeit mit vielen Worten hervorgehoben werden kann.
Doch auch im privaten Bereich sind kreative und personalisierte Stempel gefragt. Wie wäre es mit einem eigenen Stempel für Glückwunschkarten oder Briefe? Wer Letztere häufig versendet, möchte die eigene Adresse vielleicht lieber aufstempeln, diesen Stempel aber individuell gestalten. Verzierungen und spezielle Schriftarten kommen neben der gewählten Stempelfarbe zur Personalisierung infrage. Meist sind die entsprechenden Motive, die für den individuellen Stempel gewählt werden können, vorgefertigt und müssen nur noch ausgewählt werden. Blumen, Tiere, Herzen oder Smileys sind im privaten Bereich zur Personalisierung durchaus denkbar. Wichtig ist bei der Gestaltung nur der spätere Verwendungszweck des Stempels. Wer einen Adressstempel gestaltet und diesen später universell einsetzen möchte, sollte lieber auf Herzchen, Emojis und niedliche Einhörner verzichten. Der Empfänger eines Briefs mit einem derartigen Stempel könnte ansonsten leicht eine gewisse fehlende Seriosität und Ernsthaftigkeit unterstellen.
Vorteile personalisierter Stempel
Ein individueller Stempel bringt für Unternehmen viele Vorteile:
- Zeichen für Zuverlässigkeit und Seriosität
Ein Unternehmen, welches professionell und zuverlässig wirken will, setzt auf einen eigenen Firmenstempel mit Logo und Namen. Das Logo wird selbst gestaltet und dient der Individualisierung. - Leichte Identifizierung
Ein Blick auf den Stempel und der Empfänger eines Dokuments oder Schreibens weiß genau, welches Unternehmen hier als Versender infrage kommt: Werden Dokumente an verschiedene Stellen geschickt, ist die Zuordnung der Unterlagen durch den individuellen Stempel leichter. - Zeitersparnis
Findet sich auf dem individuellen Stempel der Unternehmensname und wird der Stempel dafür genutzt, Dokumente und Unterlagen zu kennzeichnen, spart der Stempelaufdruck viel Zeit. Die Personalisierung muss sich nicht auf das gesamte Unternehmen beziehen, sondern kann auch nur für den Namen eines Mitarbeiters gelten, der sich nach dem Aufbringen desselben direkt der nächsten Aufgabe zuwenden kann. Es ist kein zusätzlicher handschriftlicher Vermerk mit dem Namen des jeweiligen Bearbeiters nötig. - Mehr Sicherheit
Ein individueller Stempel ist (zumindest theoretisch) einmalig. Das Unternehmen, das ihn benutzt, stellt sicher, dass es nicht zu Verwechslungen kommen kann. Die Dokumentensicherheit wird erhöht, ein potenzieller Betrug erschwert. Zusätzlich kann ein personalisiertes Siegel benutzt werden.
Die wichtigsten Informationen rund um individuelle Stempel
Unternehmen haben die Wahl zwischen verschiedenen Arten von Stempeln. Dies bezieht sich nicht nur auf die Aufdrucke, sondern auch auf die Formate. Rund, quadratisch oder rechteckig, wobei er typische Bürostempel in rechteckiger Form und aus Holz gefertigt wohl am häufigsten zu finden ist und mittlerweile als Klassiker gilt. Gewählt werden kann zwischen dynamischen und individuellen Holzstempeln, wobei Letztere auch die Möglichkeit dazu bieten, einen Stempel im Corporate Design zu gestalten.
Besonders praktisch ist ein selbstfärbender Stempel, der über ein integriertes Stempelkissen verfügt. Er ist besonders langlebig und zuverlässig, daher konnte er sich längst einen festen Platz in jedem Büro erobern. Gleichzeitig ist die Abdruckqualität in der Regel sehr gut, was wiederum eine gute Lesbarkeit des Textes sicherstellt.
Welche Informationen müssen auf einem Stempel zu finden sein?
Wird ein Firmenstempel benutzt, müssen darauf vor allem die wichtigsten Angaben zu finden sein. Diese umfassen unter anderem den Namen des Unternehmens sowie die Anschrift. Auch eine allgemeine Telefonnummer und E-Mail-Adresse sind sinnvoll. Logo und eigener Slogan stellen das i-Tüpfelchen dar und lassen aus einem einfachen Firmenstempel ein Unikat werden. Entsprechende Anbieter offerieren dazu Onlinetools, mit denen die gewünschten Daten hochgeladen oder ausgewählt und danach die Stempel in Auftrag gegeben werden.
Ansonsten gibt es keinerlei Vorgaben, die bei der Gestaltung eines Stempels zu berücksichtigen sind. Die darauf befindlichen Informationen sucht das Unternehmen selbst aus. Möglich ist auch das Aufprägen einzelner Wörter auf der Stempelplatte:
- Erledigt
- Freigabe
- Posteingang
- Storno
Derartig bedruckte Stempel sind jedoch eher für den internen Dokumentenweg gedacht. Erhalten Geschäftspartner ein Dokument mit Stempel, sollte aus diesem auch der Bearbeiter hervorgehen. Zumindest eine Akten- oder Vorgangsnummer sollte auch auf dem Stempel zu finden sein.
Wie wichtig sind heute noch Stempel?
Zugegeben, personalisierte und damit individuelle Stempel sind schön, lustig und ein Markenzeichen für viele Unternehmen. Dabei stellt sich eine Frage: Sind Firmenstempel sind immer noch wichtig? Die Antwort: Ja, im Sinne einer einfachen Bearbeitung der Dokumente und der erleichterten Zuordnung zu bestimmten Vorgängen sind Stempel nach wie vor gefragt. Sie erleichtern den Arbeitsalltag und ersparen mitunter eine Menge Schreibarbeit. Schnell sind Datum und Name des Bearbeiters auf einem Dokument angebracht, wenn nur noch der Stempel aufgedrückt werden muss. Auch bei der Beschriftung eines Briefumschlags kommt der Stempel gerade recht, denn das Aufstempeln der Absenderadresse spart viel Zeit.
Kleiner Exkurs: Das gehört zu einem Stempel
Menschen haben schon im Mittelalter Stempel benutzt, auch wenn diese damals nicht in der heutigen Form bekannt waren. Einst wurden Metallstempelplatten zum Prägen von Münzen eingesetzt, wobei der Stempel heute eher nicht mehr als „Münzprägestock“ bekannt ist. Inzwischen hat sich der Stempel in jedem Büro und mittlerweile sogar in vielen Privathaushalten durchgesetzt. Dabei verfügt er stets über einen ähnlichen Aufbau:
- Stempelgriff
- Stempelkissen
- Stempelkappe und -fuß
- Stempelabdruck
Wer häufiger einen Stempel verwendet, weiß genau: Das Wichtigste ist der Stempelgriff! Nur dann, wenn das jeweilige Modell gut in der Hand liegt bzw. sich gut festhalten lässt, werden die Stempelaufdrucke auf dem Papier sauber und verwischen nicht.
Herkömmliche Stempel aus Holz müssen die Farbe über ein externes Stempelkissen aufnehmen. Moderne Druckstempel hingegen besitzen ein integriertes Stempelkissen, sodass sie nur angesetzt und gedrückt werden müssen.
Fazit: Individualisierte Stempel für Büro und Privat
Auch in Zeiten der modernen Kommunikation per Smartphone oder Computer gibt es Papierdokumente, deren Bearbeitung deutlich gemacht werden muss. Dies gelingt am besten mit einem Stempel. Um nun eine gewisse Unternehmenswirkung nach außen zu erzielen sowie das eigene Image zu unterstreichen, kann ein individueller Stempel erstellt werden. Dieser wird auf dem jeweiligen Dokument aufgebracht und zeigt deutlich, dass die Unterlagen durch Bearbeiter xy zu einem bestimmten Datum erledigt worden sind. Auch weitere Anweisungen für die Behandlung des Dokuments können auf dem Stempelaufdruck zu finden sein. Dank der mit Stempeln verbundenen Arbeitserleichterung werden diese auch in Zukunft nicht aus der Mode kommen.
