Zeit ist in Unternehmen und Teams ein kostbares Gut. Häufig müssen mehrere Projekte und Aufgaben gleichzeitig bearbeitet und unter Zeitdruck innerhalb bestimmter Deadlines erledigt werden. Durch Ablenkungen, unnötige Zeitfresser und Probleme bei der Selbstorganisation kann es passieren, dass Zeit verloren geht, die Tagesplanung durcheinandergerät und die gesetzten Ziele verfehlt werden. Damit Ihnen das nicht widerfährt, sollten Sie Ihre Aufgabenlisten sorgfältig planen und einen genauen Überblick über Ihre Projekte, Aufgaben und Ziele behalten. Mithilfe welcher Methoden das gelingt und welche Zeitmanagement-Tools Sie dabei unterstützen, haben wir Ihnen in diesem Artikel zusammengefasst.
Inhaltsverzeichnis: Das erwartet Sie in diesem Artikel
Effizientes Zeitmanagement bei der Arbeit
Effizientes Zeitmanagement beginnt mit einer guten Selbstorganisation. Da Ihre Aufgabenliste genauso individuell ist wie Ihre Arbeitsweise, müssen Sie eigene Wege finden, Aufgaben zu strukturieren und den Überblick zu behalten. Die folgenden Tipps helfen Ihnen dabei.
1. To-do-Liste
Vielen Menschen hilft es, sich eine detaillierte To-do-Liste aufzuschreiben und daraus jeden Morgen einen Tagesplan abzuleiten. Je nach Vorliebe können Sie dies beispielsweise handschriftlich, am Computer oder am Smartphone erledigen. Sind Sie besonders kreativ, können Sie auch mit kleinen Zeichnungen, Symbolen und Pfeilen arbeiten, um Ihre anstehenden Tasks miteinander zu verknüpfen und auf einen Blick ersichtlich zu machen.
Selbst die beste To-do-Liste nützt nichts, wenn Sie sich leicht ablenken lassen und Termine oder Deadlines aus den Augen verlieren. (Foto: AdobeStock – 322559584 Krakenimages.com)
2. Erinnerungen
Selbst die beste To-do-Liste nützt nichts, wenn Sie sich leicht ablenken lassen und Termine oder Deadlines aus den Augen verlieren. Deshalb kann es hilfreich sein, sich Erinnerungen einzustellen. Das kann beispielsweise ein Reminder im handschriftlichen oder auf dem Handy oder Computer geführten Kalender sein. Letztere sind besonders effektiv, da die Erinnerungen etwa als Pop-up-Benachrichtigung und optional mit Signalton daherkommen und dadurch kaum übersehen bzw. überhört werden können.
3. Realistisch planen
Manche Projekt- oder Tagesplanungen sind von vorneherein zum Scheitern verurteilt, da realistischerweise nicht ausreichend Zeit zur Erledigung aller Aufgaben vorhanden ist. Ein wichtiger Tipp lautet hier: realistisch planen!
Schätzen Sie Aufgaben nicht aus Zeitmangel zu geringfügig ein, sondern machen Sie sich bewusst, wie viel Arbeit Sie in die Erledigung stecken müssen, um ein zufriedenstellendes Ergebnis zu erzielen.
Mitunter kann es in solchen Fällen zu Konflikten mit Kollegen oder Kunden kommen, da diese eine bestimmte Frist gesetzt haben oder erwarten. Hier müssen Sie lernen, Ihre Aufwandsschätzungen mit logischen Argumenten zu verteidigen und möglichst frühzeitig zu kommunizieren, wenn Sie eine Deadline nicht einhalten können.
Ansonsten sind letztendlich nicht nur die Kunden unzufrieden, sondern Sie setzen sich selbst enormem Druck aus und verlieren gleichzeitig wertvolle Zeit, die für andere Projekte angedacht war.
Manche Projekt- oder Tagesplanungen sind von vorneherein zum Scheitern verurteilt, da realistischerweise nicht ausreichend Zeit zur Erledigung aller Aufgaben vorhanden ist. (Foto: AdobeStock – 732267251 Andrey Popov)
4. Pufferzeiten einplanen
Eng mit der realistischen Planung verknüpft sind Pufferzeiten. Bei der Einteilung Ihrer Aufgaben ist es sinnvoll, nicht zu eng zu planen. Wenn Sie bis 10 Uhr konzentriert an Projekt A arbeiten, können Sie Aufgabe B womöglich nicht bis 10:30 Uhr abschließen. Schließlich könnte Projekt A erstens etwas länger dauern, zweitens benötigen Sie innerhalb Ihres Tagesplans auch kurze Verschnaufpausen.
Planen Sie deshalb unbedingt Pufferzeiten für unvorhergesehene Ereignisse und Ablenkungen wie den spontanen Anruf eines Kunden, den Austausch mit Kollegen an der Kaffeemaschine sowie Pausen zum Trinken, Essen und Durchatmen ein. Ablenkungen können Sie zudem verringern, indem Sie sich in Fokuszeiten von der Außenwelt abschotten, Ihr Telefon sowie die E-Mail-Benachrichtigungen ausschalten und Ihre Bürotür schließen. Möchte ein Kollege etwas von Ihnen wissen, schlagen Sie einen konkreten Termin zu einem späteren Zeitpunkt vor und lassen Sie sich nicht ablenken.
5. Sinnvolle Priorisierungen
Effizientes Zeitmanagement setzt außerdem voraus, dass Sie Ihre Arbeitsabläufe so strukturieren, dass die wichtigsten Aufgaben als Erstes abgearbeitet werden.
Nichts ist gewonnen, wenn Sie in Ihrer Tagesplanung den unwichtigen Aufgaben viel Zeit einräumen und für dringliche Tasks keine Ressourcen übrig bleiben.
Bei der Priorisierung sollten Sie daher vor allem nach Dringlichkeit und Wichtigkeit sortieren und die dringlichen Aufgaben ganz oben auf Ihre Aufgabenliste schreiben.
Mithilfe dieser Tipps können Sie Ihre Selbstorganisation erheblich verbessern und Problemen vorbeugen. Damit Sie darüber hinaus in den realistisch eingeplanten Zeitfenstern weniger Ablenkungen erfahren und konzentrierter arbeiten können, gibt es erprobte Methoden zum Zeitmanagement.
Zeitmanagement-Tools
Eine gute Selbstorganisation bringt Sie bereits weit, doch glücklicherweise müssen Sie im Arbeitsalltag nicht mehr alles selbst erledigen, sondern können sich an passender Stelle Unterstützung holen. So auch beim Zeitmanagement: Online stehen mittlerweile zahlreiche Tools zur Verfügung, die Sie bei der Erstellung von Aufgabenlisten, der Organisation Ihrer Arbeitsabläufe, der Zeiterfassung und vielem mehr unterstützen. Im Folgenden präsentieren wir Ihnen eine kleine Auswahl:
- Todoist: Todoist ist eine sogenannte Task Manager App für die Anwendung an mobilen und Desktop-Geräten. Mit der App können Sie Aufgabenlisten für Berufliches und Privates erstellen, wiederkehrende Aufgaben einstellen, Ziele tracken und im Team an Projekten arbeiten. Die Basisfunktionen von Todoist sind kostenlos verfügbar; gegen einen monatlichen Beitrag können Sie zusätzliche Funktionen freischalten.
- Asana: Die Projektmanagement-Software Asana eignet sich besonders gut für die Arbeit im Team. Sie können Projekte erstellen, in Unteraufgaben gliedern und diese verschiedenen Mitarbeitern zuweisen.
Auch die Zeiterfassung pro Aufgabe, die Erinnerung an Deadlines und eine Sortierung der Tasks nach Priorität und Fälligkeit sind möglich.
Die Projektmanagement-Software Asana eignet sich besonders gut für die Arbeit im Team. (Foto: AdobeStock – 673027789 Andrey Popov)
- Trello: Das Tool Trello nutzt wie viele andere Programme sogenannte Boards, auf denen Aufgaben in verschiedenen Spalten sinnvoll geordnet und ihr Fortschritt überprüft werden kann. Mitarbeitern können Aufgaben zugewiesen werden und in den Kommentaren ist ein spezifischer Austausch möglich.
- ActiveCollab: Ähnlich wie Asana und Trello funktioniert auch das Projektmanagement-Tool ActiveCollab. In Teams können Sie an verschiedenen Aufgaben arbeiten, diese sinnvoll organisieren und auch die Zeiterfassung pro Aufgabe effizient lösen.
- Evernote: Für Ihre Selbstorganisation und die Erstellung von Tagesplänen und Aufgabenlisten eignet sich Evernote. Mit diesem Programm können Sie zum Beispiel Notizen machen, Listen und Tabellen kreieren und Ideen sammeln.
Todoist ist eine sogenannte Task Manager App für die Anwendung an mobilen und Desktop-Geräten. (Foto: AdobeStock – _626358950 Andrey Popov)
Welches Zeitmanagement-Tool sich am besten eignet, sollten Sie anhand Ihrer individuellen Bedürfnisse herausfinden. Häufig ist die Grundversion der Programme kostenlos, sodass Sie ausprobieren können, ob eines der Tools für Sie im Alltag eine sinnvolle Unterstützung dabei bietet, Zeitfresser zu reduzieren und Ihre Aufgaben ohne Ablenkungen fristgerecht zu erledigen.
