Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmen: ein Vergleich und 7 Dinge, die Sie richtig Geld kosten können

Vielen Unternehmern stellt sich die Frage: Ist der Kauf einer Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmen wirklich sinnvoll? Ein Vergleich zwischen Buchhalter und Software hilft dabei, die richtige Kaufentscheidung zu treffen.

Inhaltsverzeichnis: Das erwartet Sie in diesem Artikel

Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmen: Merkmale und Vergleich der Anbieter

Ein Vergleich zeigt, dass jede Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmen anders sein kann, wobei es Unterschiede in der Preisklasse und in der Ausstattung gibt. Vorteile haben sie aber alle, wenngleich auch der gelernte Buchhalter ergänzend hinzukommen kann. Wichtig ist immer, dass die Buchhaltungssoftware alle nötigen Funktionen mitbringt und nicht in der günstigen, dafür deutlich abgespeckten Variante zum Einsatz kommt.

Welche wichtigen Eigenschaften hat die Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmen?

Zuerst einmal: Es gibt einen deutlichen qualitativen Unterschied zwischen Lizenzprodukten und frei erhältlicher Buchhaltungssoftware. Letztere bietet nur einen Bruchteil der Eigenschaften, die eigentlich für ein Kleinunternehmen relevant wären. Die folgenden Funktionen sollten unbedingt enthalten sein:

Erstellung der EÜR
Erstellung der GuV
Erstellung der Bilanz
Umsatzsteuervoranmeldung
Schnittstellen zu DATEV und ELSTER
Erstellung BWA
Buchungsvorlagen
Verwaltung offener Posten und Mahnwesen
Onlinebanking integriert
Umsatzsteuer-Jahreserklärung

Sehr praktisch ist es, wenn die Anlagenverwaltung integriert ist, wenn mehrere Firmen zu verwalten sind und wenn ein Kassenbuch enthalten ist. Bei einem Vergleich zeigt sich, dass sich viele Buchhaltungssoftwares nach der Zielgruppe unterscheiden und für einen Freiberufler andere Funktionen enthalten sind als für KMU.

Besonders empfehlenswert:
Die Buchhaltungssoftware sollte sich dem Unternehmen anpassen. Sie sollte sukzessive erweiterbar sein und sich dem Wachstum des Unternehmens anpassen. Regelmäßige Updates sollten selbstverständlich sein, hinzu kommt ein jederzeit erreichbarer Support. Die Benutzeroberfläche muss leicht bedienbar und intuitiv nutzbar sein, damit ist eine weitere geforderte Eigenschaft der Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmen erfüllt.

Welche Vorteile hat die Buchhaltungssoftware?

Natürlich schließt bei einem Vergleich die Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmen nicht immer nur gut ab, auch der professionelle Buchhalter hat durchaus seine Vorteile.

Dennoch:
Gerade für kleine Unternehmen, Solo-Selbstständige und Freiberufler hat die Buchhaltungssoftware durchaus Vorteile zu bieten. Geschäftsfälle werden elektronisch verbucht und müssen nicht manuell erfasst werden. Es werden keinerlei Vorkenntnisse in der Buchhaltung benötigt, auch wenn es durchaus von Vorteil sein dürfte, zu wissen, was wirklich wichtig ist.

Der reduzierte Arbeitsaufwand und die gesteigerte Effektivität sind für den Unternehmer besonders wertvoll. Gleichzeitig ist klar: Buchungen sind fehlerfrei möglich und entsprechen den aktuellen Gesetzen im Finanz- und Steuerwesen. Bei einem Vergleich mit der Cloud-Lösung schneidet das fest installierte Buchhaltungsprogramm allerdings schlechter ab, denn hier zeigt sich, denn es arbeitet nicht unabhängig von jedem gewünschten Betriebssystem und es ist auch teurer als die Nutzung der Cloud-Angebote.

Welche Buchhaltungssoftware schließt bei einem Vergleich besonders gut ab?

Wer sich für eine Buchhaltungssoftware entscheiden möchte, muss einen Vergleich für sich selbst finden. Hierbei geht es zum Beispiel um die Übersichtlichkeit der Darstellungen und um mögliche Vorkenntnisse, die zur Bedienung der Software nötig sind. Für einen groben Vergleich sind daher folgende Fragen wichtig:

Ist die Software intuitiv zu bedienen?
Brauche ich fachliche Vorkenntnisse?
Welche Leistungen sind für mich wichtig?
Was sind hilfreiche Extras, die aber nicht zwingend nötig sind?
Welche Schnittstellen sind wichtig?
Soll die gesamte Buchhaltung mit der Software vorgenommen werden?
Wird trotz der Anwendung ein Buchhalter oder Steuerberater hinzugezogen?

Lösungen wie Lexware, lexoffice oder sevDesk sind leicht zu bedienen, DATEV und SAGE hingegen sind komplexer. Für die Anwendung in einem Kleinunternehmen sind sie meist überdimensioniert.

Vergleich: Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmen
	Lexware buchhaltung	lexoffice Buchhaltung & Berichte	SAGE 50 Buchhaltung Standard	Wiso Buchhaltung 365	DATEV Unternehmen online	sevDesk Buchhaltung
für Selbstständige, Freiberufler und kleine und mittlere Unternehmen (KMU)	Ja	–	–	–	–	–
EÜR, GuV und Bilanz	Ja	–	Ja	Ja	Ja	–
GoBD-konform	Ja	Ja	Ja	Ja	Ja	Ja
Schnittstellen (DATEV und ELSTER)	Ja	Ja	Ja	Ja	–	Ja
Online-Banking	Ja	Ja	Ja	Ja	Ja	Ja
Anlagenverwaltung (ab premium-Version)	Ja	Ja	–	–	–	–
Kassenbuch uvm.	Ja	Ja	Ja	Ja	Ja	–
Vorkenntnisse von Vorteil	Ja	–	Ja	Ja	–	–
Einarbeitungszeit notwendig	Ja	–	Ja	–	Ja	–
netzwerkfähig (ab pro-Version)	Ja	–	–	–	–	–
Mobil-Modus (ab plus-Version)	Ja	–	–	–	–	–
leichte und klare Bedienung	Ja	–	Ja	–	–	–
praktische Eingabehilfen	Ja	Ja	Ja	Ja	Ja	Ja
Programm-Assistenten	Ja	Ja	Ja	Ja	Ja	Ja
Automatische Überprüfung der eingegebenen Daten	Ja	Ja	Ja	Ja	Ja	Ja
kostenlose Updates	Ja	Ja	Ja	–	–	Ja
30 Tage kostenlos testen	Ja	Ja	Ja	Ja	Ja	–
Preis (monatlich)	14,90 €	16,90 € bzw. 7,90 €	16,00 €	12,00 €	12,50 €	15,00 €
Quelle: buchhaltungssoftware.com

Buchhaltung intern – oder durch den Buchhalter vornehmen lassen?

Viele Start-ups versuchen, Kosten zu sparen und erledigen die Buchhaltung selbst. Das birgt jedoch gewisse Risiken. Eine Teilung in die vorbereitende Buchhaltung, die selbst übernommen wird, und in die letztendliche Bearbeitung durch den Buchhalter ist sinnvoll.

Was versteht man unter der vorbereitenden Buchhaltung?

Die vorbereitende Buchhaltung umfasst die chronologische Erfassung der Belege, sodass der Steuerberater später ein Paket an sortierten Belegen verwenden kann. Auch der Kassenbericht gehört dazu, hierbei wird aber noch keine Kontierung vorgenommen. Die Kontoauszüge der Firmenkonten müssen vollständig beigelegt werden. Rechnungen, Mahnungen und Inventuren erstellt das Unternehmen selbst, die Ergebnisse davon bekommt der Steuerberater oder Buchhalter zur Vorlage.

Kontierungen, die Lohnbuchhaltung, das Erstellen von Abschlüssen und Bilanzen sowie weitere derartige Aufgaben gehören nicht mehr zur vorbereitenden Buchhaltung. Sie werden durch den Buchhalter übernommen. Besonders praktisch erweist sich dabei die digitalisierte Buchhaltung, bei der der moderne Buchhalter auf digitale Unterlagen zugreift.

Warum ist der Steuerberater sinnvoll?

Viele junge Unternehmer entscheiden sich dafür, auf den Steuerberater oder Buchhalter aus Kostengründen zu verzichten. Allgemeine Buchhaltung, Jahresabschlüsse, Ermittlung der Steuerlast, Personalkosten: Das alles und noch einiges mehr kann doch auch gut selbst erledigt werden!

Doch:
Der Buchhalter auch seine Vorteile, die nicht von der Hand zu weisen sind. Der Unternehmer hat durch ihn den Kopf frei für das Alltagsgeschäft, außerdem kann er Steuern sparen. Viele Unternehmer sind mit dem Steuerrecht nicht ausreichend betraut, immerhin haben einige Steuerberater ein mehrjähriges Studium hinter sich! So viel Fachwissen lässt sich nicht ersetzen, zumal der Buchhalter durch ständige Weiterbildungen auf dem neuesten Stand der Rechtsprechung bleibt.

Wird der Steuerberater mit der Buchhaltung beauftragt (bzw. ein ausgebildeter Buchhalter), spart dies dem Unternehmer Zeit und Geld.

Welche Risiken ergeben sich beim Verzicht auf einen Steuerberater?

Eine Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmen mag gut sein, doch der Vergleich der alleinigen Anwendung und der Nutzung in Kombination mit der Beauftragung eines Steuerberaters zeigt, dass die Software nicht das Nonplusultra ist. Denn durch den Verzicht auf einen Steuerberater entsteht ein höheres kalkulatorisches Risiko.

Aus Unwissenheit werden Fehler durch den Unternehmer begangen, der bei seiner Buchhaltung nur unzureichend genau gearbeitet hat. Das Honorar für den Buchhalter wird zwar gespart, dafür werden nachweislich deutlich häufiger Nachzahlungen nötig. Der erfahrene Steuerberater kennt alle Tricks und legalen Kniffe, mit denen sich Steuern sparen lassen. Außerdem, wenn es schon ums Geld geht: Bei einer Aufrechnung der Kosten sollte die eigene Arbeitszeit, die der Unternehmer für die Buchhaltung benötigt, aufgerechnet werden.

Buchhaltung ist für Kleinunternehmer meist ein lästiges Übel. Das wird ein jeder verstehen, der schon einmal seine eigene Steuererklärung gemacht hat. Doch wer das Thema Buchhaltung im Unternehmen nicht perfekt umsetzt, läuft darüber hinaus noch Gefahr, saftige Strafen zu kassieren. Diese hier gehören zu den häufigsten Buchhaltungsfallen für Kleinunternehmer. (Foto: shutterstock – dpVUE .images)

7 Dinge, die bei der Buchhaltung teuer werden können

Die folgende Liste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit, zeigt aber bereits recht deutlich, welche häufigen Fehler bei der Buchhaltung gemacht werden. Wie der Vergleich zeigt, lassen sich mit einer guten Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmen viele dieser Fehler vermeiden:

Falsche Rechnungen

Für Rechnungen gibt es gesetzliche Vorgaben im Hinblick auf die Daten, die aufgeführt werden müssen. Eine Rechnung, die von einem Kleinunternehmer ausgestellt wird, braucht nur geringe Anforderungen zu erfüllen. Rechnungen durch Unternehmen, die die Umsatzsteuer erheben, müssen deutlich mehr Angaben aufführen. Mögliche teure Probleme ergeben sich durch eine aufgeführte Umsatzsteuer, obwohl eine solche nicht erhoben werden darf (die eingenommene Steuer muss dann nämlich ans Finanzamt abgeführt werden) oder durch die ausbleibende Zahlung, weil der Zahlungsempfänger Anspruch auf eine korrekte Rechnung hat.
Falscher Steuersatz

Manche Leistungen sind von der Umsatzsteuer befreit, andere werden mit sieben oder mit 19 Prozent Umsatzsteuer berechnet. Wer den falschen Steuersatz abrechnet, muss die Differenz selbst nachzahlen, wenn dieser Fakt bei der Betriebsprüfung auffällt. Mit einer Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmen ist zumindest dieser Fehler leicht vermeidbar. Auch ein ausgebildeter Buchhalter sorgt dafür, dass so etwas nicht vorkommt.
Steuertermine verpassen

Das Finanzamt findet es nicht lustig, wenn Steuertermine versäumt werden, zumal es sich um feste Termine innerhalb des Jahres handelt. Hohe Gebühren können die Folge sein, diese wiederum können ein Einzelunternehmen stark belasten. Die Liquidität wird eingeschränkt, wenn plötzlich mehrere Tausend Euro Strafe zu zahlen sind! Wer einmal „schuldig“ war, muss meist mit einer noch höheren Strafsumme rechnen als jemand, der nur einmal einen Termin verschlafen hat.
Betrugsversuche

Ein Unternehmer hat viele Möglichkeiten, seine Ausgaben zu tarnen. Da wird aus einem Familienessen ein geschäftliches Dinner, die Spritkosten für die Urlaubsfahrt werden als Betriebskosten abgerechnet. Alles hat das Ziel, den steuerpflichtigen Gewinn zu reduzieren, sodass das Finanzamt am Ende weniger Geld bekommt. Dies mag zwar verständlich sein, doch wirklich sinnvoll ist es nicht. Das Finanzamt reagiert empfindlich, wenn es hinter solche Schummeleien kommt, und verhängt hohe Strafen. Und diese sind allemal höher als die vorher eingesparten Steuern!
Belege verbummeln

Im Laufe eines Jahres kommen viele Belege zusammen. Mancher Unternehmer sammelt diese auf gute alte Art in einem Schuhkarton und „erfreut“ damit am Jahresende seinen Steuerberater. Andere haben nicht nur den Überblick über die Belege, sondern diese Unterlagen selbst verloren. Die Kosten können nun nicht mehr steuerlich angesetzt werden. Auch wenn es nur noch eine eingeschränkte Nachweispflicht gibt, kann es im Rahmen einer Betriebsprüfung doch sein, dass diese Ausgaben kontrolliert werden, wenn sie doch angegeben wurden. Sie werden dann nachträglich wieder abgezogen, außerdem droht eine Strafzahlung für den Betrugsversuch.
Keine leserlichen Belege

Viele Belege werden auf Thermopapier gedruckt, was eine günstige Variante des Ausdruckens ist. Doch jeder weiß, dass die Schrift darauf rasch verblasst. Wenn der Betriebsprüfer kommt und die Belege einsehen will, kann er unter Umständen nichts mehr erkennen und verweigert die Anerkennung der angegebenen Ausgaben. Ist die Rechnung nicht lesbar, gilt sie als nicht vorhanden! Belege auf Thermopapier sollten daher kopiert und archiviert werden, am besten gleich zu dem Zeitpunkt, wenn sie mit der Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmen erfasst werden.
Selbst als Buchhalter aktiv werden

Die Risiken, die sich aus der eigenständigen Erledigung aller buchhalterischer Aufgaben ergeben, haben wir bereits angesprochen. Ein Buchhalter hat eine mindestens dreijährige Ausbildung, wenn nicht gar ein Studium, hinter sich. Er bringt die nötige Erfahrung mit und weiß, worauf bei der Buchhaltung zu achten ist. Wer als Unternehmer selbst alles übernehmen will, überschätzt sich meist. Wer nicht „in der Materie steckt“, kennt längst nicht alle rechtlichen Regelungen oder weiß um steuerliche Kniffe, mit denen sich Geld sparen lässt. Wer nicht zu viel an seinen Steuerberater zahlen möchte, sollte daher klare Absprachen bzgl. des Arbeitsumfangs treffen und die Buchhaltung gut vorbereiten. So hat der Steuerberater am Ende weniger Arbeit und stellt entsprechend ein geringeres Honorar in Rechnung.