Seit 1.1.2007 müssen Gewerbetreibende die neuen Regelungen wie etwa die Impressums-Pflicht zu Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen beachten. Die Regelungen gelten nicht nur für den klassischen Briefverkehr, sondern auch für die Korrespondenz per E-Mail.
Pflichtangaben in der E-Mail
Nach neuen Vorschriften im Handelsgesetzbuch (HGB), Aktien-Gesetz (AktG) und GmbH-Gesetz muss der Gewerbetreibende in Geschäftsbriefen seit Anfang des Jahres
- seine Firma,
- ggf. die Eintragung als Kaufmann,
- die Rechtsform des Unternehmens,
- Sitz des Unternehmens bzw.
- Ort der Niederlassung,
- das Registergericht sowie
- die Handelsregisternummer
angeben. Bei Aktiengesellschaften kommen hinzu:
- alle Vorstandsmitglieder,
- die Vorsitzenden des Vorstands und
- die Vorsitzenden des Aufsichtsrats
unter Angabe von Namen und Funktionen. Bei GmbHs sind die Geschäftsführer anzugeben. Weitere Vorschriften gelten, wenn eine GmbH einen Aufsichtsrat gebildet hat. Werden Angaben über das Kapital der Gesellschaft gemacht, sind weitere Regelungen zu beachten. Laut Gesetz können jedoch Ausnahmen gelten, etwa im Rahmen bestehender Geschäftsbeziehungen unter Verwendung von Vordrucken.
Bei Verstößen drohen nicht nur staatliche Zwangsgelder, sondern es drohen auch kostspielige Abmahnungen durch Wettbewerber. Um dies zu vermeiden ist zu raten, sämtliche geforderten Angaben in allen Geschäftskorrespondenzen aufzunehmen, insbesondere auch als E-Mail-Anhang. Dabei sollte darauf geachtet werden, dass ein solcher Anhang derart übermittelt wird, dass er von allen gängigen E-Mail-Programmen gelesen werden kann, und nicht extra geöffnet werden muss.
Praxistipp:
Geben Sie als Gewerbetreibender in jeder nach außen gerichteten Korrespondenz sämtliche Pflichtangaben an. Dies gilt auch für E-Mails. Achten Sie darauf, dass ein E-Mail-Anhang von allen gängigen E-Mail-Programmen gelesen werden kann, und nicht extra geöffnet werden muss.
