Ohne eine gute Software sind mittlere und große Unternehmen hoffnungslos überfordert, wenn es um die Einhaltung der Kriterien für die Konsolidierung geht. Leistungsfähige Lösungen speziell für das Business müssen her, wobei Softwares, die für die Konsolidierung ausgelegt sind, die kompletten Abläufe innerhalb des Unternehmens berücksichtigen müssen. Nur so können sie bei der Legal- und der Managementkonsolidierung sinnvolle Unterstützungsarbeit leisten. Neben der eigentlichen Konsolidierung kommt es daher auf den Import und Export von Daten an, auf die Finanzberichterstattung sowie auf mögliche Zusatzfunktionen für die Planung innerhalb des Unternehmens.
Durch Konsolidierungssoftware das Unternehmen optimieren
Damit die Abläufe innerhalb des Unternehmens optimiert werden können, ist es wichtig, dass die Informationen aus den einzelnen Bereichen der Firma aufbereitet und zusammengeführt werden. Dafür ist die Konsolidierungssoftware unverzichtbar. Außerdem kommt es auf ein hohes Maß in Bezug auf die Automatisierung an, wenn es um Prüfungen der Plausibilität oder der Konsistenz im Unternehmen geht. Zusätzlich muss es möglich sein, mehrere Rechnungslegungsstandards zu verwalten, wobei diese Verwaltung parallel voneinander ablaufen muss. Durch den sinnvollen Einsatz der Produkte, die für die Business Intelligence zur Verfügung stehen, können Transparenz und Nachvollziehbarkeit sämtlicher Abläufe im Unternehmen optimiert werden. Reportings werden vereinfacht, die Zyklen für das Reporting können verkürzt werden. Das gilt sowohl für das interne als auch für das externe Reporting. Dazu kommt, dass die regulatorischen Anforderungen, die immer wieder an aktuelle Gegebenheiten angepasst werden müssen, durch den Einsatz der Konsolidierungssoftware berücksichtigt werden können.
Das Management erfährt durch die passende Software zur Konsolidierung eine optimale Unterstützung, zumal es darauf ankommt, die Konsolidierungs- und Berichtsprozesse innerhalb des Unternehmens in das Performance Management zu integrieren. Die Finanzabteilung bekommt wertvolle Einblicke und Übersichten über die aktuelle Lage der Firma sowie über die weitere Planung. Entscheidungen bezüglich möglicher Investitionen werden auf Basis umfassender Informationen getroffen, die gesamte Entscheidungssicherheit wird erhöht.
Verschiedene Softwares, verschiedene Anwendungsgebiete
Natürlich können Reportings erstellt und Informationen gesammelt werden, indem einfach eine Tabelle in Excel angelegt wird. Doch Excel ist für die meisten Unternehmen nicht ausreichend – eine gute Software für die Konsolidierung wird gebraucht. Neben der reinen Konsolidierung lässt sich die Software für die Unternehmensplanung verwenden und sichert sich so einen Platz innerhalb des Performance Managements. Verschiedene Softwares kommen infrage, so zum Beispiel IBM Cognos, IDL, SAP Business Planning oder Infor. Je nach Unternehmen und Umfang des gewünschten Einsatzes der Konsolidierungssoftware sind passende Produkte erhältlich. Wichtig ist stets, dass
- die gewünschten Prozesse durchführbar sind.
- die betriebswirtschaftlichen Inhalte abgebildet werden können.
- die funktionalen Anforderungen erfüllt werden.
- das Produkt technisch in die bestehende Infrastruktur integriert werden kann.
Auf diese Punkte sollten Sie achten
1. Automatisierung der Software sowie Dezentralisierung
Die Erfassung der Daten muss dezentral erfolgen, was übrigens auch für die Validierung der Daten gilt. Dies ermöglicht gemeinsam mit dem automatisierten Abschlussprozess ein häufigeres und schnelleres Reporting.
2. Kontrolle der Daten bzw. deren Nachvollziehbarkeit
Das Konsolidierungssystem muss zulassen, dass die vorhandenen und genutzten Daten kontrolliert werden. Dies gilt auch hinsichtlich der Qualität der verwendeten Daten. Die einzelnen Schritte bei der Datenverarbeitung müssen nachvollziehbar und damit revisionssicher sein. Eine Aufzeichnung der Verarbeitungsschritte ist daher unverzichtbar.
3. Anpassungsfähigkeit
Die Software muss flexibel anzupassen sein und sollte sich stets auf die neuesten Anforderungen an die Berichterstellung einstellen lassen. Die Daten müssen qualitativ und quantitativ abgebildet werden können.
4. Integrierbarkeit
Bei der Auswahl der Konsolidierungssoftware ist darauf zu achten, dass sich diese in die vorhandene IT-Infrastruktur integrieren lässt. Das muss auch dann möglich sein, wenn komplett neue Bereiche innerhalb des Unternehmens hinzugefügt werden oder wenn sich die Infrastruktur in der Firma ändert. Der Abschlussprozess muss generell automatisiert ablaufen können.
5. Unabhängigkeit
Die Konsolidierungssoftware muss unabhängig arbeiten und darf nicht an operativen Systemen hängen. Es muss möglich sein, verschiedene Fremdsysteme einzusetzen, die von anderen Herstellern kommen und neue Anforderungen stellen. Die Unabhängigkeit der Software geht Hand in Hand mit der Flexibilität und der Integrierbarkeit des Systems.
Verschiedene Lösungen am Beispiel von SAP
1. SAP EC-CS
Diese Konsolidierungssoftware gilt als Klassiker und unterstützt das Management im Business mit verschiedenen voreingestellten Funktionen. Unterschiedliche Rechnungslegungsvorschriften können abgebildet werden, das Reporting ist jedoch nur eingeschränkt nutzbar. Der Funktionsumfang lässt sich nicht erweitern. Diese Softwarelösung ist für kleine und mittlere Unternehmen ideal, die zwar eine Konsolidierung wünschen, bei denen der Umfang jedoch nicht allzu groß ausfallen muss.
2. SAP SEM-BCS
Hier wird ein Business Warehouse-System verwendet, was bewirkt, dass die Reportings deutlich umfassender ausfallen können. Es werden grafische Elemente zur Verfügung gestellt und die Integration anderer Applikationen des Unternehmens ist möglich. Planungsdaten werden bei der Konsolidierung einbezogen. Eliminierungen im Anlage- und Umlaufvermögen, Matrixkonsolidierung und Darstellungen von Lieferketten sind nur wenige Beispiele für gebotene Funktionalitäten.
3. SAP BO-FC
Dieses Produkt ist noch vergleichsweise neu und gilt als strategisches Produkt für den Bereich Business Intelligence. Komplexe Konzernstrukturen können weniger gut dargestellt werden als bei SEM-BCS, Grundfunktionen werden zukünftig als komplettes Paket angeboten werden. Dieses System arbeitet sehr eigenständig und lässt dem Anwender die größtmögliche Entscheidungsvielfalt in Bezug auf die Konsolidierungsmöglichkeiten. Das gilt auch für das Reporting, welches überaus flexibel anwendbar ist. Planung und Konsolidierung lassen sich miteinander verbinden, wobei zur Darstellung der Daten eine Excel-Oberfläche verwendet wird.
Für den Einsatz einer guten Konsolidierungssoftware kommt es also in erster Linie darauf an, was das Unternehmen mit den Daten machen möchte. Sind umfassende Reportings für die interne und externe Nutzung erwünscht? Geht es um die bloße Auswertung von Finanzdaten oder soll die Planung ebenfalls integriert werden? Wechseln einzelne Systeme innerhalb der IT-Infrastruktur und muss sich die Software für die Konsolidierung immer wieder flexibel anpassen lassen? Diese und weitere Fragen stehen vor der Entscheidung, welche Konsolidierungssoftware gekauft werden soll.
Gleichzeitig ist es natürlich eine Frage der finanziellen Lage des Unternehmens. Einige Softwares sind für einen vergleichsweise günstigen Preis erhältlich (zum Beispiel FACTON EPC im Preisbereich bis 1.000 Euro), andere wiederum sind sehr teuer (zum Beispiel TN PLANNING im Preisbereich über 10.000 Euro). Je nach Anwendungsbedarf und Umfang der gebotenen Funktionalitäten wird die entsprechende Software ausgewählt. Gleichzeitig muss die Software eine nachvollziehbare Datenbe- und –verarbeitung bieten. Wie am Beispiel des Herstellers SAP aufgezeigt wurde, gibt es für unterschiedliche Anforderungen diverse Softwares ein und desselben Herstellers. Bei der Kaufentscheidung sollten die einzelnen Produkte miteinander verglichen werden, denn nicht in jedem Fall ist es notwendig, zwingend auf das aktuellste – und damit meist teuerste – Produkt zu setzen.
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